Context: nood aan zicht op het groeipotentieel en de verdere professionele uitbouw van overgenomen kantoren
Om haar marktaandeel te vergroten had de onderneming – net als haar belangrijkste concurrenten – snel en veel retailkantoren overgenomen. Omdat een groot aandeel van deze aanwinsten niet het professionaliteitsniveau en de ROI hadden als de reeds gevestigde kantoren, werd gevraagd een rendabiliteitsanalyse te maken om vervolgens alle kantoren met een voldoende financieel groeipotentieel naar het gewenst performantiesniveau op te tillen.
De opdracht werd toevertrouwd aan E&Y, die hiervoor beroep deed op de ervaring en methodische aanpak van Luc Janssens. De analyse en de daaropvolgende reorganisatie diende afgerond te zijn binnen het jaar. Gezien de gevoeligheid van de opdracht werd rechtstreeks gerapporteerd aan de nationale directie.
Grootste slaagkans bij een totaalaanpak over meerdere bedrijfsdimensies
De opdrachtgever wou de geselecteerde groep van kantoren op een hoog professioneel niveau brengen en dit over meerdere dimensies: brand identity, de sales- en marketingstrategie, de verkoopprocessen, de aanwezige competenties, het productaanbod en de operationele processen. Alle weerhouden kantoren zouden een restyling ondergaan en zouden maximaal gestandaardiseerd worden.
Omdat de scope van dit project over meerdere departementen verliep werd een multidisciplinair team samengesteld met vertegenwoordigers van finance, sales en marketing, human resources, corporate identity, distributie, ICT en legal. Het was al snel duidelijk dat het succes van dit project in hoge mate zou afhangen van een geïntegreerde en projectmatige aanpak, waarbij niet alleen de ‘technische’ kant maar ook en vooral het menselijk aspect van de begeleiding zeer veel aandacht kreeg.
Projectstart: haalbaarheidsstudie van de overgenomen kantoren
Omdat de overgenomen kantoren onderling zeer verschillend waren inzake ligging, personeelsbezetting, productaanbod en werkingswijze, werd besloten om eerst alle kantoren te screenen op hun groei- en rendabiliteitspotentieel. Vooral de concrete ligging en de grootte van de kantoren was een kritische succesfactor, waarvoor evenwel vuistregels bestaan die algemeen geldend zijn voor de retailsector.
Kantoren met een te klein verkooppotentieel werden afgebouwd, terwijl kantoren met een interessant potentieel die echter te dicht bij elkaar lagen in aanmerking kwamen voor ruilonderhandelingen met de concurrentie (wat ook effectief voor een paar kantoren gebeurde). In deze fase werden ook open en eerlijke gesprekken gevoerd met alle betrokken leidinggevenden waarbij de projectdoelen en de werkwijze helder gecommuniceerd werden. Voor alle niet weerhouden kantoren werd een uitdoofplanning opgemaakt.
Transitieplanning van de geselecteerde kantoren
Voor de kantoren met een voldoende groeipotentieel werd een intensief sales en marketingplan opgemaakt, inclusief een complete restyling van de gebouwen en de binneninrichting.
Alle personeelsleden kregen een zeer uitgebreid opleidingsplan dat alle aspecten van de kantoorwerking behandelde: kantoororganisatie, productaanbod, administratieve processen, ICT, leidinggeven, klantenbenadering etc. Leidinggevende werden doorheen het traject intensief begeleid en gecoacht.
Alle verantwoordelijkheden en processen werden gebundeld in een daartoe ontwikkeld compendium.